Optimalizace procesu vypracování smluv

M&M reality

Právní oddělení M&M reality vytvoří každý den nejvíce kupních smluv na prodej nemovitostí v Česku. A náš systém jim v tom pomáhá.

Popis problému

V rámci prodeje nemovitosti je potřeba vytvořit velké množství smluvní dokumentace - plné moci, rezervační smlouva, SOSB, kupní a depozitní smlouva a ve složitějších případech je to teprve začátek. Součástí může být velké množství smluvních stran, předmětem koupě bývá i několik nemovitostí zároveň a celkově se jedná o poměrně složitý a časově náročný proces. V množství 1 000 smluv měsíčně je navíc náchylný k chybovosti, která dále prodlužuje čas prodeje.

Klient u nás proto poptal systém, který by pomohl tento proces zoptimalizovat.

M&M reality

M&M reality je největší a nejúspěšnější česká realitní kancelář. Ročně zobchoduje přes 30 000 nemovitostí a věnuje se také developerské a investiční činnosti. Klienty obsluhuje 188 poboček a 2 500 makléřů. Opakovaně je držitelem ceny “Firma roku” od Hospodářské komory ČR.

Co jsme udělali

Vytvořili jsme nový systém s moderním uživatelským prostředím (UI), kde mohou makléři jednoduše spolupracovat s právním oddělením

  • Díky wizardu jsme zjednodušili proces založení žádosti. Makléře vedeme tak, abychom získali všechny potřebné a správné informace přesně pro danou situaci a nechtěli po něm nic navíc
  • Implementací workflow a notifikací jsme zajistili, že všichni účastníci mají přehled o stavu žádosti a okamžitě vědí, kdy jim je žádost v procesu přidělena. Všichni účastníci spolu mohou navíc jednoduše komunikovat pomocí online diskuze a jejich aktivita je zaznamenána na časové ose
  • Systém automaticky předvyplňuje koncept smlouvy podle údajů z katastru nemovitostí a informačního systému. Pracovníci právního oddělení tak mohou smlouvy prakticky jen zkontrolovat a upravit případná specifika.

Vybrané komponenty: Dynamické workflow (vč. administrace), Generování dokumentů ve formátu MS Word (vč. administrace šablon), propojení s Katastrem nemovitostí, Diskuze, Notifikace

Dodané služby

  • UX/UI design5%
  • Projektové řízení10%
  • Vývoj back-end65%
  • Vývoj front-end10%
  • QA / testování10%

Technologie

Symfony
Maria DB
Vue.js
Docker
Jira
Zeit.now
Doctrine
Rabbit MQ
Node Js
Git
Composer
Bitbucket
GUI je zaměřeno na rychlou obsluhu

Výsledek

Díky wizardu žádosti obsahují pouze správné a relevantní informace pro vypracování smluv. Tím se ve smlouvách snížil počet chyb způsobených nesprávnými informacemi. Za pomoci workflow, moderního UI a notifikací je pak potřebný čas na vypracování smluv kratší.

Oceňujeme optimalizaci našeho procesu, díky které je zpracování smluv rychlejší a plynulejší. Po zásadní úpravě formulářů se nově makléřům otevřela možnost generovat koncepty s předvyplněnými daty, ze kterých je možné zpracovat smlouvy do finální podoby. Přínosem pro zkvalitnění zpracování požadovaných dokumentů je i zavedení systému kontrol do workflow, díky kterému došlo k eliminaci chyb. Přidáním diskuze a notifikací také došlo ke zlepšení komunikace mezi makléři a právním oddělením v průběhu procesu zpracování žádosti.

Sabina
Ing. Sabina Kubíková
vedoucí smluvního oddělení