Optimalizace procesu vypracování smluv
Právní oddělení M&M reality vytvoří každý den nejvíce kupních smluv na prodej nemovitostí v Česku. A náš systém jim v tom pomáhá.
Popis problému
V rámci prodeje nemovitosti je potřeba vytvořit velké množství smluvní dokumentace - plné moci, rezervační smlouva, SOSB, kupní a depozitní smlouva a ve složitějších případech je to teprve začátek. Součástí může být velké množství smluvních stran, předmětem koupě bývá i několik nemovitostí zároveň a celkově se jedná o poměrně složitý a časově náročný proces. V množství 1 000 smluv měsíčně je navíc náchylný k chybovosti, která dále prodlužuje čas prodeje.
Klient u nás proto poptal systém, který by pomohl tento proces zoptimalizovat.
M&M reality je největší a nejúspěšnější česká realitní kancelář. Ročně zobchoduje přes 30 000 nemovitostí a věnuje se také developerské a investiční činnosti. Klienty obsluhuje 188 poboček a 2 500 makléřů. Opakovaně je držitelem ceny “Firma roku” od Hospodářské komory ČR.
Co jsme udělali
Vytvořili jsme nový systém s moderním uživatelským prostředím (UI), kde mohou makléři jednoduše spolupracovat s právním oddělením
- Díky wizardu jsme zjednodušili proces založení žádosti. Makléře vedeme tak, abychom získali všechny potřebné a správné informace přesně pro danou situaci a nechtěli po něm nic navíc
- Implementací workflow a notifikací jsme zajistili, že všichni účastníci mají přehled o stavu žádosti a okamžitě vědí, kdy jim je žádost v procesu přidělena. Všichni účastníci spolu mohou navíc jednoduše komunikovat pomocí online diskuze a jejich aktivita je zaznamenána na časové ose
- Systém automaticky předvyplňuje koncept smlouvy podle údajů z katastru nemovitostí a informačního systému. Pracovníci právního oddělení tak mohou smlouvy prakticky jen zkontrolovat a upravit případná specifika.
Vybrané komponenty: Dynamické workflow (vč. administrace), Generování dokumentů ve formátu MS Word (vč. administrace šablon), propojení s Katastrem nemovitostí, Diskuze, Notifikace
Dodané služby
- UX/UI design 5%
- Projektové řízení 10%
- Vývoj back-end 65%
- Vývoj front-end 10%
- QA / testování 10%
Technologie
Výsledek
Díky wizardu žádosti obsahují pouze správné a relevantní informace pro vypracování smluv. Tím se ve smlouvách snížil počet chyb způsobených nesprávnými informacemi. Za pomoci workflow, moderního UI a notifikací je pak potřebný čas na vypracování smluv kratší.
Oceňujeme optimalizaci našeho procesu, díky které je zpracování smluv rychlejší a plynulejší. Po zásadní úpravě formulářů se nově makléřům otevřela možnost generovat koncepty s předvyplněnými daty, ze kterých je možné zpracovat smlouvy do finální podoby. Přínosem pro zkvalitnění zpracování požadovaných dokumentů je i zavedení systému kontrol do workflow, díky kterému došlo k eliminaci chyb. Přidáním diskuze a notifikací také došlo ke zlepšení komunikace mezi makléři a právním oddělením v průběhu procesu zpracování žádosti.
